Come organizzare i colloqui genitori con Zoom

Inutile girarci intorno: tutto quello che ci sembrava normale fare in presenza deve trovare,al più presto, una sua versione digitale che preservi il risultato e che, nel frattempo, non risulti assurdo. Come organizzare quindi i colloqui online con i genitori?

Per la mia scuola ho pensato questa soluzione. Normalmente noi invitiamo tutti i genitori di una classe a parlare con tutti gli insegnanti, suddivisi nelle varie aule, in un’unica giornata. I genitori sanno quindi che, per esempio, dalle 15 alle 18 troveranno tutti gli insegnanti e così, nel giro di un’ora e mezza, compreso di colloqui e attese in corridoio, ogni genitore riesce a parlare con tutti i genitori e tutti gli insegnanti parlano con tutti i genitori. Ma online?

Stessa cosa se si usano le stanze di Zoom e si ha una persona che funge da segretario.

Nella pratica funziona così:

Prima dei colloqui viene spedito ai genitori di una stessa classe il link ad un riunione con Zoom e viene data un’ora, o una fascia oraria, in cui collegarsi (es. 3 famiglie tra le 15.00 e le 15.30, altre 3 tra le 15.30 e le 16.00 e via così).

La scuola individua un “segretario” digitale: questa è una figura chiave che snellisce e rende fluido l’ingresso dei genitori nelle varie stanze. Il segretario digitale lancia la riunione, crea una stanza per ogni insegnante e la rinomina con il nome dell’insegnante e la materia, fa entrare ogni insegnante nella sua aula, fa entrare i genitori che attendono nella sala d’attesa (ovviamente solo se la fascia oraria è quella corretta…), assegna i genitori alle stanze degli insegnanti sulla base dell’orario di arrivo e dei colloqui già svolti, registra chi ha parlato con chi su questo documento, verifica che i genitori siano visibili (almeno) con il nome dello studente.

Gli insegnanti si collegano all’inizio dell’orario di ricevimento e si fanno assegnare l’aula. A questo punto, aspettano che entri un genitore alla volta e fanno il colloquio. Al termine del colloquio, il genitore abbandona la stanza per tornare alla stanza principale dove aspetta di essere assegnato ad un altro insegnante.

I genitori si collegano all’orario indicato nell’appuntamento, modificano il proprio nome in Zoom in modo che sia visualizzato il nome del/della figlio/a, aspettano di essere ammessi nella stanza principale e, una volta ammessi, di essere assegnati ad una delle stanze con gli insegnanti, al termine di ciascun colloquio cliccano sul pulsante per abbandonare la stanza e rientrano nella sala principale dove possono chiacchierare, nell’attesa, con gli altri genitori in attesa, al termine dei colloqui abbandona la riunione.

Eventuali problemi ruotano solo attorno alla figura del segretario che deve conoscere bene come funziona Zoom: una cosa facilmente risolvibile con una formazione di qualche decina di minuti compresa di prova. La figura del segretario è chiave in questo sistema perchè è lui che giostra l’ingresso dei genitori ed evita che ci siano rimostranze o lamentele da parte dei genitori in attesa.

Se hai delle domande su come funziona questo sistema, scrivilo pure nei commenti qui sotto.

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